Kære læser,
I maj holdt vi webinar om svære samtaler i en tid med forandringer. Det var et meget populært webinar, og vi fik mange engagerede spørgsmål efterfølgende. Det har vi lovet at give en opfølgning på.

 

Se eller gense webinaret HER

 

Du finder mere inspiration og værktøjer til både før, under og efter samtalen i vores publikation omkring den svære samtale HER 

 

 

Sygefravær, stress, optrapningsplaner og mistrivsel kan være emner, der er svære at holde samtaler om, da det er samtaler, hvor der er noget på spil. Der er dog to ting, du kan gøre for at håndtere samtalen bedre.

 

1. Vær klar på målet med samtalen
Som vi også var omkring på webinaret, er det vigtigt, at lederen er helt klar på, hvad målet med samtalen er. Og at målet skal være klart for både leder og medarbejder samt evt. bisiddere. Målet er lederens bedste styringsværktøj under samtalen. Så tjek - gerne sammen undervejs – om I stadig taler om det, der giver mening og understøtter målet med samtalen.

 

Det er en svær øvelse for mange, da sygdommen nemt kan tage fokus. Hvis I taler om fraværet, sikrer du, at samtalen kommer til at handle om det, I sammen kan forandre og handle på. Det er derfor vigtigt at tale om fraværets varighed, funktionsevne, arbejdsopgaver m.m. i stedet for sygdom.

Find yderligere inspiration til optrapning af timer og arbejdsopgaver

→ Delvis sygemelding

→ Delvis raskmelding

 

Psykolog, ph.d. og adjunkt ved Aarhus Universitet, Tanja Kirkegaard, deltog på webinaret og delte viden fra sin forskning i psykisk arbejdsmiljø og stress. Hun tog udgangspunkt i de fire ledelsesstile fra hendes forskning. Du finder et kort resumé i denne artikel – eller du kan gå helt i dybden her. Vi har efterfølgende talt med Tanja Kirkegaard, og nedenstående tager udgangspunkt i de spørgsmål, der blev stillet til hende under webinaret, som hun besvarer i denne artikel.

 

Der hvor opfølgningen vil være den samme, uanset ledelsestilgang, er den del, der handler om at få faste aftaler i kalenderen om handleplan og justere undervejs. Der hvor din ledelsestilgang vil spille ind, er ofte, hvordan du går til opgaven, hvordan du følger op og din evne til at spørge ind. Vær bevidst om, at din relation til medarbejderen også påvirker jeres opfølgning.

Ledelsestilgang og sygdomstype
Som leder skal man være meget være opmærksom og turde kigge indad. Hvis det drejer sig om stress, kan det være en kombination af flere ting, som spiller ind. Man kan ikke sige, at der er en ledelsestilgang, som fremavler mere stress hos medarbejdere end en anden, men tænk over, om du har en tendens til at udskyde handlinger. Det kan være meget stressende for en medarbejder at være i. Det er vigtigt med dialog, og det er vigtigt, at lederen handler på de forhold, der ikke fungerer.

 

Tanjas forskning har primært fokuseret på stress og sygefravær. Andre typer af sygdom eller funktionsnedsættelse, ulykker eller lignende er ofte et fravær, som ikke har de samme problematikker, fordi der ikke ligger et skyldsspørgsmål. Tanja Kirkegaard uddyber: 

 

”Hvis en medarbejder går ned med stress, sætter det tanker i gang hos lederen. Er der noget, jeg har overset? Har jeg ikke handlet i tide? Har vi problemer med arbejdsmiljøet? Ved denne type af fravær, kan man som leder godt komme til at gå i forsvar. Ved en anden sygdom eller ulykke, som lederen ikke har indflydelse på, er det lettere at spørge ind og få en konstruktiv dialog.”

For at sikre dig en god forståelse af medarbejderens situation, hjælper det at stille opklarende spørgsmål. Så får du en forståelse for medarbejderens behov og en forståelse af, hvorfor de reagerer, som de gør. Derfra kan I indrettet arbejdet, så du hjælper dem bedst muligt.

Kender du din ledelsestilgang? Det handler meget om at være nysgerrig på dig selv. Måske kan du identificere dig selv ved at dykke ned i ledelsestilgangene (indsæt link igen). Det handler meget om at tænke, ”Hvorfor tænker jeg, som jeg gør”. Du skal være nysgerrig på dig selv - og spar gerne med andre om, hvordan de oplever, at du reagerer i forskellige situationer. Forskellige medarbejdere kan også appellere til forskellige ledelsestilgange. Hvis dette er tilfældet, så vær ekstra nysgerrig på, hvorfor nogle medarbejdere møder én ledelsestilgang hos dig, og hvorfor nogle andre medarbejdere møder en anden. Måske kan det skyldes jeres indbyrdes relation.

På medarbejderens banehalvdel

Agerer man anderledes end sin vanlige ledelsestilgang afhængigt af medarbejderens type? Det gør du måske. Det handler om at være god til at se forskelligheder og tage anderledes greb i brug, hvis der er behov for det. Fx hvis der er tale om en medarbejder med lavt selvværd, skal du være opmærksom på, at vedkommende kan tage kritik meget nært og personligt. Her vil det være en god idé med løbende dialog og anerkendelse.

 

Står du i en situation, hvor din medarbejder ikke selv har indset, at vedkommende har symptomer på stress, og at det påvirker arbejdet i højere grad? Her er din relation til medarbejderen vigtig, da din ledelsestilgang vil afhænge af det. Prøv at forklare objektivt, hvad det er, du ser og udtryk en bekymring. Få skabt en dialog, hvor du får sagt, at du værdsætter dem på arbejdspladsen, og at det er vigtigt for dig, at vedkommende har det godt i arbejdet. Tegn på stress kan være, at medarbejderen isolerer sig fra fællesskabet, laver flere fejl og er kort for hovedet. Hvis du har en fornemmelse af, at der er noget på spil, så spørg ind til balancen med arbejdsopgaverne, og om noget burde være anderledes.

Kan svære samtaler foregå digitalt?

Det kan blive mere vanskeligt at afholde svære samtaler digitalt. Det kan naturligvis være en nødvendighed, hvis der er en sygdom eller andre forhold, som gør det umuligt at mødes fysisk. Der er en række forhold, som du skal være opmærksom på, hvis du afholder en svær samtale digitalt.

 

 

Svære samtaler omhandler enten emner eller situationer, der påvirker medarbejderens fremmøde og indsats på arbejdspladsen. Det kan være sygefravær, en medarbejder der ikke trives, problematisk samarbejde, manglende engagement m.m. Der vil ofte være behov for opfølgning i form af en opfølgende samtale og/eller en uformel samtale.

Den opfølgende samtale handler om, at I sammen følger op på det, der blev besluttet. Fx noget, som skal ændres eller en handleplan, der skal tilrettes. Som udgangspunkt skal den opfølgende samtale afholdes på samme måde som den forudgående samtale. Dvs. forberedelse, gennemførelse og opfølgning endnu en gang. Det kan være en medarbejder, der er sygemeldt, og I er i gang med at lave en tilbagevendingsplan, en medarbejder, der har været delvis sygemeldt, hvor der følges op på arbejdsplan og funktionsevnen, eller en medarbejder, der har højt sygefravær, som skal følges tæt.

 

En uformel samtale handler i høj grad om, at du som leder viser medarbejderen, at du er opmærksom, og vil, af de fleste medarbejdere, opleves som udtryk for interesse og omsorg. Det kan fx være en medarbejder, der har haft højt sygefravær fordelt på mange små perioder, og hvor I sammen har talt om, hvordan det kan nedbringes. Her kan den uformelle samtale være med til i en periode at sikre, at planen fastholdes. Eller en medarbejder, der har særlig behov for ekstra støtte i en periode.

Når vi taler om sygefravær, er det vigtigt at have løbende dialog med medarbejderen, og at dialogen munder ud i konkret handling. Ved længerevarende sygdom kan der være større usikkerhed om, hvornår medarbejderen vil kunne starte igen - og på hvilke vilkår. Derfor er det vigtigt, at du som leder holder løbende samtaler med din medarbejder.

Det kan være den slags emner, der skal drøftes. En løbende dialog vil også give dig en fornemmelse af, hvordan du støtter medarbejderen i forhold til at komme tilbage.

Du kan med fordel give medarbejderen en ”hjemmeopgave” til den svære samtale, som I samler op på i en senere samtale. Det kan sikre initiativ fra medarbejderens side samtidig med, at der bliver noget helt konkret at tale om til jeres næste opfølgningssamtale.
En forståelse for medarbejderens sygdomsforløb kan også hjælpe dig til, hvornår vedkommende er et sted i sit sygdomsforløb, hvor vedkommende er parat til at tale om tilbagevenden til jobbet. Det kan denne model hjælpe dig med
 

Her kan du også se, hvad lovgivningen siger om opfølgning på sygemeldte

 

 

 

Som en del af projektet 'Tag hånd om trivslen - vejledning til små og mellemstore virksomheder' står vi klar med gratis råd og vejledning til små og mellemstore private virksomheder i hele landet.

 

Det gør vi bl.a. med en direkte hotline. Ring til os og få gode råd og vejledning fra én, som er vant til at hjælpe virksomheder som din med fravær og trivsel. Det er gratis.

 

Ring på tlf. 8612 8855 eller find den enkelte medarbejders kontaktoplysninger her

 

Se her, hvordan vi har hjulpet virksomheden work live stay

 

Den 8. oktober er Det Danmarks Mentale Sundhedsdag, og frem til den 28. august kan din arbejdsplads søge om 10.000 kr. til et event om mental sundhed.

 

Det er Foreningen Velliv, som står bag dagen, og Cabi er én af parterne på dagen. - Se mere på DanmarksMentaleSundhedsdag.dk